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贵州省行政复议案件档案管理规定

上传时间:2018-03-07 文章来源: 本站

   第一章 总则

    第一条 为了加强对行政复议案件档案资料的管理,有效保护和利用档案,促进档案管理标准化和规范化,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政复议法》、《中华人民共和国行政复议法实施条例》和《贵州省行政复议条例》等有关法律、法规的规定,结合本省实际,制定本规定。 

    第二条 本规定所称的行政复议案件档案是指行政复议机构在办理行政复议案件过程中,形成的以文字、图表、声像、电函等形式表现的历史记录。 

    第三条 本省各级行政复议机构应按本规定做好行政复议案件材料的立卷归档和档案管理工作,并指定专人负责。 

    第四条 立卷应当遵循下列原则: 

    ()遵循文书材料的形成规律,保持文书材料之间有机联系; 

    ()区分不同价值分类,便于安全保管、利用; 

    ()密不可分的文书材料依顺序排列在一起; 

    ()文书材料在前,证据材料在后; 

    ()正件与附件、正本与定稿、请示与批复对应而立; 

    ()正件在前、附件在后,正本在前、定稿在后,批复在前、请示在后。 

    第五条 各类行政复议法律文书的纸张规格统一采用国际标准A4型纸。需要手写的,应用碳素墨水、蓝黑墨水或墨汁,字体要求整齐、清晰。 

    第二章 材料的收集、整理 

    第六条 行政复议机关在受理行政复议案件后,案件承办人即开始收集、整理与办案有关的文书、证据、依据和相关材料。在案件审结后,要认真检查该案的文书材料是否收集齐全,若发现案件文书材料不完整,应当及时补齐或采取补救措施,应剔除与本案无关的文书材料和其他物件。 

    第七条 由行政复议机关向人民法院申请执行的案件材料,可与原行政复议案卷合并立卷归档。 

    第八条 下列行政复议案件材料不属于归档范围,由案件承办人依照档案管理和保密法规的有关规定进行保存或销毁: 

    ()内容相同的重份文书材料; 

    ()没有参考价值的信封、工作材料; 

    ()与行政复议案件无关的其他材料。 

    第九条 行政复议案件档案按年度实行每案立专卷,一案一号、一案二卷(正卷和副卷)的方法进行整理。正卷是行政复议案件可对外公开的文件材料,副卷是不能公开的文件材料。 

    第十条 行政复议案件档案正卷按下列顺序整理归档: 

    ()案卷封面; 

    ()卷内目录; 

    ()行政复议决定书/行政复议终止决定书/行政复议驳回决定书; 

    ()行政复议意见书/行政复议建议书; 

    ()规范性文件审查处理决定; 

    ()行政复议申请书; 

    ()申请人提交的证据清单及证据材料; 

    ()被申请人提交的答复书; 

    ()被申请人提交的证据清单及证据材料; 

    ()第三人参加行政复议申请书; 

    (十一)第三人提交的书面意见、证据清单及证据材料; 

    (十二)各类笔录(包括询问笔录、调查笔录、听证笔录和对原具体行政行为案卷的阅卷笔录等),按时间顺序排列; 

    (十三)行政复议受理通知书; 

    (十四)责令受理或直接受理行政复议通知书; 

    (十五)行政复议补正通知书; 

    (十六)规范性文件处理转送函; 

    (十七)停止执行通知书; 

    (十八)行政复议听证通知书; 

    (十九)行政复议案件延期报告、决定延期通知书; 

    (二十)行政复议中止及恢复审理通知书; 

    (二十一)责令履行行政复议决定通知书; 

    (二十二)各种行政复议文书的送达回证; 

    (二十三)备考表。 

    如有需要入卷的其他行政复议案件材料,按工作程序和逻辑顺序确定编排位置。 

    第十一条 行政复议案件档案副卷按下列顺序整理归档: 

    ()卷内目录; 

    ()行政复议案件受理审批表; 

    ()行政复议案件程序性事项审批表(包括补正、听证、延期、中止、停止执行等事项),按时间顺序排列; 

    ()行政复议案件审查报告; 

    ()行政复议案件评案记录; 

    ()内部请示、报告及批件; 

    ()行政复议结案审批表; 

    ()行政复议决定书送审稿; 

    ()机密文件抄件; 

    ()其他不宜对外公开的材料; 

    (十一)备考表。 

    第三章 编目和装订 

    第十二条 卷宗材料中除案卷封面、卷内目录、备考表、封底外均应当按排列顺序依次编写页号。页号一律用阿拉伯数字,正页编在右上角,反页编在左上角,页号用钢笔、毛笔书写或使用打号机打号。 

    图表和声像档案要按顺序逐件编号,声像档案应当注明录音、摄像的对象、单位、时间、地点、内容概要以及责任人姓名。 

    第十三条 卷内目录置于卷首,按行政复议案件文书材料排列顺序逐件填写文书材料的标题及其起止页号。目录登记的文件起止页号必须与实件的页号相符。 

    第十四条 备考表置于卷底,按有关卷内文书材料的情况说明逐件填写,若无情况说明,应将立卷人、审核人和立卷时间填上。 

    第十五条 案卷封面、卷内目录、备考表要用钢笔或毛笔填写或用计算机打印。字迹要规范、工整、清楚,打印编排要符合规范要求。 

    第十六条 案卷装订前应当做好下列工作: 

    ()破损或字迹模糊的文书材料应进行修补或复制,复制件应置于原件前面; 

    ()文书材料纸张均以A4型纸为标准,纸张过小或者左边缘有文字的要加衬纸,纸张过大要折叠; 

    ()案卷装订不得压住文字或图表等的笔迹; 

    ()需要附卷保存的信封,要展开加贴衬纸,邮票不得撕揭; 

    ()外文及少数民族文字材料应附汉语译文; 

    ()文书材料上的金属物必须剔除,以防锈蚀。 

    第十七条 案卷采用三孔一线左侧装订,长度160毫米左右为宜,并在卷底装订线结扣处粘贴封志。 

    每卷的厚度以不超过30毫米为宜。材料过多的,应当按顺序分册装订。 

    第四章 归档和移交 

    第十八条 案件承办人应当自行政复议案件审结之日起15日内对案件的全部材料进行整理并装订立卷,交由行政复议机构负责人审核后进行移交。 

    移交档案应由案件承办人与档案人员进行验收登记,认真核对档案材料后签名并注明日期。 

    第十九条 随卷归档的声像档案,应在每盘()材料上注明当事人姓名、事由、档案编号、参见号、录()制人、录()制时间等,并根据保管期限定期复制。 

    第二十条 卷内文书材料涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的,应当列为密卷,归档时在案卷封面右上角加盖密级章。密级的确定、变更、解密,依照《中华人民共和国保密法》及其实施办法的规定办理。 

    第二十一条 行政复议案件档案的保管期限,从行政复议案件审结后的次年起算。 

    第二十二条 行政复议案件档案的保管期限规定为永久、定期两种。 

    凡具有长远查考和利用价值的行政复议案件档案,应当列为永久保管。凡在较长时期内具有查考和利用价值的行政复议案件档案列为定期保管,保管期限为30年。 

    第五章 管理、查阅和保护 

    第二十三条 已归档的案卷,不得从卷内抽取和增添材料。确需增添的,经行政复议机构负责人批准,由案件承办人与档案人员共同拆卷办理,并注明增添目录。 

    第二十四条 行政复议机关应设专门的档案室和阅卷室,专人接待查卷人员阅卷,以利于保密和监督。 

    第二十五条 行政复议机构的工作人员因工作需要,经行政复议机构负责人批准,可以查阅行政复议案件档案。 

    外单位人员查阅行政复议案件档案,应凭单位公函并经行政复议机构负责人批准。外单位来函索要法律文书或其他证明材料,经行政复议机构负责人批准后通知该单位派人阅卷或查抄寄送。 

    案件当事人及其代理律师如需查阅已归档的案卷,应出具有效身份证件或委托函,经行政复议机构负责人批准后通过案件承办人办理。 

    第二十六条 查阅人未经批准不得将所查阅的档案材料复制。确因工作需要或证明目的需要复制的,须经行政复议机构负责人批准,并由档案人员在档案室复制,不得由查阅人将档案原件带出档案室进行复制。 

    第二十七条 行政复议档案原则上不外借。因上级行政机关、司法机关调借案件档案等特殊情况必须借出的,应根据正式调卷函件,经行政复议机构负责人批准后办理借出手续,并规定调借期限。调借的档案,不得转借其他单位或其他人员使用。 

    第二十八条 查阅、调阅的档案,严禁涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。如发现上述情况,应立即阻止并还原,报告行政复议机构负责人,情节严重的,应依法追究法律责任。 

    第二十九条 行政复议案件档案副卷以及案卷中涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的材料原则上不得查阅、复制,确有查阅、复制需要的,须经行政复议机构负责人签字同意,方可办理查阅、复制手续。 

    第三十条 经批准抄录、复制的档案材料,由行政复议机构核对无误后,加盖证明专用章,与原件具有同等效力。 

    第三十一条 对保管期限届满的行政复议档案应进行鉴定。鉴定工作由行政复议机构负责人和档案人员共同组成鉴定小组,逐卷审查,提出销毁或者继续保存的处理意见,报行政复议机关负责人批准后执行。 

    对决定销毁的行政复议档案由档案人员编造销毁清册,经行政复议机构负责人批准,由档案人员和指定的监销人共同销毁,并在销毁清册上签字。销毁清册应立卷存档。 

    第六章 附则 

    第三十二条 行政应诉案件文书的立卷归档,可参照本规定办理。 

    第三十三条 行政复议机关工作人员在行政复议案件材料立卷归档和档案管理工作中有违反本规定的行为的,依照《中华人民共和国行政复议法》、《中华人民共和国行政复议法实施条例》和《中华人民共和国档案法》的有关规定作出处理。 

    第三十四条 本规定自发布之日起施行。 

    

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